Der Aktenvermerk: eine (mehr oder weniger ausführliche) Zusammenfassung, was wann geschehen ist, insbesondere was gesagt wurde (zB. in einem Meeting).
Insbesondere ist dabei zu beachten: Hierbei handelt es sich um die wahrheitsgemäße Wiedergabe des Geschehenen bzw. Gesagten, was jedoch von einer (bzw. jeglicher) Wertung (durch mich) getrennt werden soll; also zB. wie ein Satz auf mich gewirkt hat, ob er mich beunruhigt hat etc.
Dh., im Idealfall stellt ein Aktenvermerk eine alleinige Darstellung dar, was wie vorgefallen ist.
Gesondert ausgewiesen werden sollte unbedingt, „wie das auf mich gewirkt hat“, „das hat mich bedrückt, weil“, „ich freue mich über dieses Lob/diese Aussicht“ usw.
Ist ein Aktenvermerk erstellt, gibt es grundsätzlich zwei weitere Vorgehensweisen: Erstens verfasse ich diesen für mich, dh. für meine Unterlagen, oder aber sende ihn zusätzlich zB. dem/r Betriebsrat/rätin meines Vertrauens; eine weitere Verteilung erfolgt nicht. Oder zweitens schicke ich diesen Aktenvermerk (mit oder ohne Wertung) einer betreffenden Person (oder der Besprechungsgruppe) zu; zB. mit der Bitte um Kenntnisnahme oder um Stellungnahme etc (dh., es wird ein „Begehren“ formuliert).
Tipps
Mitschriften aus Besprechungen sollten zeitnah in einen Aktenvermerk übertragen werden, zB. in eine Word-Vorlage. Diese dann ausdrucken, jede Seite mit Datum unterschreiben (oder zumindest paraphieren) und weiters in ein pdf verwandeln und zumindest an sich selbst senden.
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